4D工作法摆脱被催着干活的命运

在职场成长过程中,你要管的业务一定会越来越多,牵涉到你的信息和决策也越来越多。

  财富成都CEO说管理 在工作中,我常接触到知识产品的老师和企业的高管。每周末,我都会来和你分享一下本周的学习收获,希望能给你一些启示。

  口述 / 魏丹荑(微信公众号:吴晓波频道)
  昨天,我跟大家分享了怎么高情商地沟通;今天,我再来分享下怎么高效率地工作。
  吴老师和我,以及公司里的很多文字创作者,最怕的事情就是催稿。虽然我们都在尽量提前完工,但总有要催稿的时候,不是在催别人,就是在被人催。我就会想,到底怎样才能摆脱这种磨人的状态。
  我们先来分析一下,出现催与被催的情况,一定是工作被拖延了,需求的一方,只能催促,温柔提醒也好,严厉责骂也好,就地耍赖也好,都是催;被催的一方,也就只能加班加点努力赶工。
  但这并不能解决所有的问题,我们得从更宏观的角度去寻找答案,从整体的工作流程去看怎么消除障碍。那天我问方军老师这事怎么用好的工作法处理,方军老师告诉我一句话:
  要记住,我们是在流动的价值河流中工作,而不是在一个静止的价值湖泊中工作。
  管理学上有一个“精益生产”的理论,它的思路来自丰田汽车的工厂。在生产线上,催与被催是很直观的:如果你看到一个操作员旁边,堆放了一大堆等他处理的半成品,那么他就在被无声地催着。
  怎么解决呢?看哪种半成品堆积得最多,就知道是哪个环节对整个流程的约束最大,那么它就是瓶颈,该优先解决。等这个瓶颈扩大了,流程畅通了,再寻找下一个瓶颈,继续优化,循环往复。这就是管理学大师高德拉特提出的约束理论。
  所以,当我总在被催稿和催稿时,道理也是一样的。固然应该提升自己的写稿能力,但也应该从工作流程的角度去找解决方案,调查看看大家都是因为什么而不能按时交稿,然后再分出优先级,依次解决。
  这个方法,放到任何行业都适用。总之,我们必须要想象自己处在一条流动的河流之中,想办法让自己不成为水流的约束。
  思路其实我也懂,但是怎么解决呢?方军老师告诉了我一套更具体的行动方法——“4D行动法”。
  4D指的是4个D开头的英文单词:
  Do:如果一个工作必须现在做,那就做吧。
  Delay:如果一个工作可以稍后做,那就先记录到待办事项里面去,暂时忘掉它。
  Delegate:如果一个工作可以交给他人去做,那就授权他人去做。
  Delete:如果一个事根本不值得做,那就不要做,删掉它。
  听完后我大笑,因为在知道这个理论之前,我常和别人说,我每天都三省吾身,三省的问题分别是:这事可不可以不做,这事可不可以给别人做,这事可不可以明天做?省完了才开始做事。我常用这种说法来自黑,说自己偷懒,但恰好就是4D行动法的核心。
  比如,每年年初我要花一周时间和吴老师商量频道的发展策略,并估计这个策略可能带来的销售额和可能产生的预算,以及需要去连接的资源。那一周我几乎推掉所有的事情,专心处理逻辑、财务、管理、人事。
  相应地,此时涌进来的工作,则被归类为“将来再做”,或者授权给别人做,甚至在判断完价值后,直接决定不做。因为如果发展策略不确定,会耽误接下来的每一件事。
  还是拿河道做比喻,我们假设工作是一条河流,那些需要集中完成的任务,就是河道里比较窄的那一段,也可能是河中间有块大石头,造成了障碍。
  这时,最符合直觉的反应是,把河道变宽、挖深,要么把大石头搬走。也就是,提高自己的工作能力和工作效率,或者协调挪走我们的工作障碍。
  但可惜的是,人的精力、能力和时间都是有极限的,就算24小时连轴转也有无法完成的任务。所以,“4D行动法”是反直觉的,它不是拓宽河道,而是降低水位,减少水量,反而能让水流得更快。
  很多人跟我说在微信沟通中浪费了太多时间,耽误了工作,之前我也有这个困扰,每天有近万条的微信要看。但当我用时间监测器发现了我在微信上用了过多的时间后,就按照4D行动法,把微信也分类了。
  首先,delete,删除。把一些群免消息打扰了,但是我需要的时候仍能找到它们进行信息搜索。
  其次,delay,不在微信跳出的时候就进行回复,而是一小时看一次手机,把不需要紧急回复的消息置顶,每半天集中回复一次,或者标记为粉丝提问,每两周抽出半天时间来回答。
  然后,delegate,把需要对接的工作拉群对接给每个端口的负责人。
  最后,do,需要我马上回复和去做配合的事,马上安排进下一个小时的待办事项里。
  在职场成长过程中,你要管的业务一定会越来越多,牵涉到你的信息和决策也越来越多。如果每项都做,肯定是不现实的,一定要快速筛选,厘清优先级。
  这样做难道不会耽误什么重要的事情吗?其实不会,重要的事情就算你一时疏漏了,总会有人再次提起,随着提起次数的增多,你也就不会再把它划为不重要的事情了。
  今天分享的方法是方军老师教我的,他是资深的互联网人和跨界极客,曾经是吴老师的专栏编辑,后来先后担任过创业邦的执行总裁和现代传播的CTO,他既带有文科的细致入微,又有理科的严谨逻辑,还有快节奏的互联网风采,对高效工作的方法很有研究。
  他也在我们吴晓波频道APP上开了一门课程,叫《超级工作法72讲》,介绍了12个核心理念和60项职场生存技能,从个体提升到团队管理,从概念到方法论再到工具,全都涵盖了。
  方军老师觉得,虽然我们的生存环境已经被移动互联网改造了,但是我们的很多思维还是PC时代或者更早时代的思维,会耽误我们的工作。如果你想提高自己的工作效率,更好地适应新时代,这12个理念和60个技能,一定会让你很有收获。
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